院长办公会议规范
（鲁轻院字〔2019〕18号 2019年5月5日）

院长办公会是学院行政议事决策机构，主要研究提出拟由党委讨论决定的重要事项方案，具体部署落实党委决议的有关措施，研究处理教学、科研、行政管理工作。原则上每周召开一次。为进一步规范会议程序，提高会议效率，促进科学有效决策。根据《中华人民共和国高等教育法》《关于坚持和完善普通高等学院党委领导下的院长负责制的实施意见》《山东轻工职业学院章程》等有关法律法规和规章制度，制定本规范。

一、会议议程

（一）研究会议议题；

（二）听取参会领导关于上周主要工作情况、本周重点工作汇报；

（三）听取上周学校值班情况、院长办公会议决议执行情况以及本周主要会议活动安排的汇报；

（四）会议主持人就有关工作提出工作要求；

（五）专题会议、临时召开的会议议程，由会议主持人确定。

二、议题准备

（一）议题形成

1.各部门应对拟向会议提交的议题进行深入的调查研究，征求各方意见，提出明确可行的解决方案或建议。制度、合同类议题，需报党政办公室依法治校办公室审核。专业性、技术性较强的议题，还需经专家评估审查。

2.涉及多个部门的议题，牵头部门要主动与有关部门沟通，有关部门应积极配合，达成一致后提报；部门之间意见不能统一的，要报请分管领导做进一步协调；凡提报议题没有取得一致意见的，一律不得提报。

（二）议题确定程序

1.按照工作职能分工，由相关处室通过CRP“院长办公会议”提交分管领导审核，并提交会议主持人审定。如果会议主持人认为有必要就议题进行进一步沟通，应由分管领导带领部门负责人与会议主持人沟通。

2.有关要求：

（1）会议议题不越级审批，重要或复杂议题可以向会议主持人说明情况。

（2）准备不充分或相关处室未提出相应解决方案、意见的议题，不予安排上会。非紧急等特殊情况，院长办公会一般不临时增加议题。

（3）每周安排议题一般不超过8个，其中采购项目议题一般不超3个。为提高效率，有关议题范围除相关制度、文件等内容外，主要研究以下内容：

①年度预算内的采购项目，主要研究招投标文书以及重要合同等内容；

②校企合作、国际交流与合作等对外项目合作协议，主要研究合作进展以及协议履行等内容；

③招生就业工作，主要研究招生章程、就业工作方案等内容；

④学生管理工作，主要研究学生奖助学金评选、荣誉表彰、专业调整以及对学生作出取消入学资格、取消学籍、退学、开除学籍或者其他涉及学生重大利益的处理或者处分决定等情况。

（三）提报时间

1.院长办公会议议题一般须于每周四前提交。

2.除临时召开的院长办公会外，每周五下午，党政办公室秘书科负责将下周一院长办公会议题，通过CRP办公系统传送至相关参会人员。

三、议题研究过程

（一）议题审阅

出席会议的学校领导，在收到议题内容后，需认真审阅，并提前在CRP平台相应议题“意见栏”内提出意见或者建议。

（二）听取议题汇报

1.汇报材料包括：上会讨论材料（制度、合同、方案等）、有关说明（起草说明等）及相关必要的支撑材料。

2.有关说明要简明扼要，突出重点。重点包括：

（1）背景，包括相关政策依据、起草过程、征询意见情况（需说明是否与有关方面协商一致）等。

（2）主要内容，包括主要结构、需重点汇报事项等。

（3）需会议决定的内容，包括牵头部门倾向性意见等。

3.涉及到的数据清单、对比方案、上级精神、兄弟院校做法等背景资料，应以图表或文字形式列为附件，为会议决策提供参考。

4.院长办公会议议题由分管院领导汇报，议题涉及部门负责人列席会议。

5.材料要符合学校公文格式要求，汇报时间一般不超过8分钟。

（三）议题讨论

出席会议的学校领导，可以在前期意见或者建议基础上进行补充。列席会议人员经会议主持人允许后，可就相关议题发表意见或者建议。院长在充分听取与会人员意见后，作出决定。

（四）形成决议

1.党政办公室负责做好会议记录，并对会议决定事项等内容，于会议结束2日内形成会议纪要报会议主持人审定。

2.院长办公会作出的决定、决议，任何个人无权改变。个人如有不同意见，意见写入会议记录，但必须坚决执行，不得在会议之外发表与决定不同的意见，违者按有关规定处理。

四、决议执行

（一）会议决议传达与学习

1.各部门主要负责人作为第一责任人，对学校院长办公会议决议传达、学习和落实负总责。院长办公会议纪要公布后，各部门主要负责人要认真学习领会，积极贯彻落实，同时督促本部门人员做好学习工作。

2.党政办公室对各部门传达贯彻会议精神情况进行检查，确保会议精神传达到底。

（二）明确责任

1.会议议定事项承办部门的主要负责人是工作落实的第一责任人，相应学校领导是直接责任领导，负责会议议定事项的办理落实。

2.两个以上部门负责承办的会议议定事项，由主办部门（或排在第一位的部门）牵头办理。

（三）承办时限

1.会议议定事项需印发文件的，承办部门须在会议结束后3个工作日内提交CRP办公系统发文程序。

2.会议议定事项有明确办理时限的，承办部门要严格按照规定时限办理；没有明确办理时限的，原则上会议结束后5个工作日办结；将办理情况反馈党政办公室，重要事项办理情况要报告院长。

3.属于需要长期落实的事项，承办部门要将落实情况每月向院长报告1次，并抄送党政办公室督查科，直至办结。

（四）决议督查

1.党政办公室负责对会议决议建立台账，对决议落实情况进行督查，每月汇总一次向院长报告。必要时，可向全校通报各部门会议决议落实情况。同时对落实情况较差，或者应当提交院长办公会审议而未提交的等情况的，由纪检监察部门对有关负责人进行问责。

2.分管领导应当及时在院长办公会上通报前期会议决议进展或完成情况。