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山东丝绸纺织职业学院档案管理办法(暂行)
2010-06-16 16:12 党政办公室  党政办公室 审核人:

山东丝绸纺织职业学院

档案管理办法(暂行)

第一章 总 则

第一条 为规范本院档案工作,提高档案管理水平,有效保护和利用档案,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案管理实体分类办法》与《高等学校档案工作规范》等规定,结合本院实际,制定本办法。

第二条 本办法所称档案是指学院从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 为确保档案齐全完整、系统安全和便于开发利用,学院档案工作由综合档案室集中统一管理。各部门对本部门形成的文件资料有收集、整理、立卷、归档和保护档案的义务。

第四条 档案工作是学院各项工作的重要组成部分,是提高办学质量的基础工作之一,也是衡量学院教育质量和管理水平的一个重要标志。各部门在档案工作中应逐步做到“三纳入”、“四同步”,即:将档案工作纳入日常工作计划和长远工作规划,纳入考核管理机制,纳入有关人员的职责范围;在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,同步落实布置、检查、总结、验收档案工作。

第二章 机构设置及其职责义务

第五条 学院设立综合档案室,在院长领导下,从事档案工作,隶属于学院党政办公室,同时接受上级教育行政管理部门和档案行政管理部门的指导监督与检查。档案室既是学院档案工作的管理部门,又是永久保存和提供利用学院档案的机构。

第六条 档案室的职责和任务是:贯彻执行《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》,规划全院档案工作;建立健全学院档案工作规章制度;指导、监督、检查院内各单位立卷、归档工作;负责接收、整理、保管、鉴定、利用、统计及管理全院各类档案及有关资料;负责档案密级调整和保管期限以及待销毁档案的审定工作;积极开展档案宣传、咨询活动,做好档案利用工作。

第七条 根据学院具体情况,设立档案分室,负责保管该部门一般性的档案资料。档案分室的日常业务工作受院档案室指导和监督,每年向档案室报送新增档案目录和统计年报表,并定期移交具有永久保存价值的档案。

第八条 按照档案工作实行集中统一管理,分级负责的原则,学院实行以处、室、系为单位的立卷、归档制度。各部门应配备相应的专(兼)职档案员,具体承办本部门文件材料的积累、立卷和向档案室移交档案等工作。人事档案由组织人事处管理,院档案室负责年检。

第九条 专、兼职档案人员应努力学习党和国家的各项方针、政策,认真贯彻执行党和国家的保密制度,严格执行档案的借阅制度,不断提高业务能力和工作水平,以保证档案工作的顺利开展。

第三章 档案的立卷、归档、移交和接收

第十条 完善部门立卷和课题组立卷归档制度,各类档案形成部门和课题组的立卷人应遵循文件材料的自然形成规律,保持文件之间的有机联系,区别不同保管期限,本着便于保管和利用的原则,对文件进行系统整理组卷。档案室负责指导立卷工作,进行质量检查。对不符合质量要求的档案退回立卷单位,直到符合质量要求才予以接收。

第十一条 归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。文件材料的归档范围按照《高等学校档案管理办法》第十五条规定(党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类)根据学校实际,另设实物类与声像类档案。

第十二条 卷内文件材料的排列原则:批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,底稿在后;定稿在前,草稿在后。文件应按不同年度,学年进行整理,一般不得将不同学年、年度文件放在一起立卷,但对跨年度的请示与批复,放在复文年立卷,没有复文的,放在请示年立卷。会计、学籍、基建等专门档案按国家的有关规定进行分类、整理。

第十三条 各部门归档的案卷应符合下列质量要求:归档文件材料齐全、完整,填写好案卷封面和案卷目录,并经本单位领导检查、核准、签字;存档的文件必须是原件;区分不同保管期限,分类整理立卷,装订规范,案卷标题简明确切,便于保管;归档文件须用蓝黑、碳素墨水书写,字迹清晰,书写工整、纸质优良。

第十四条 各部门的档案材料必须按照规定向档案管理部门移交,进行集中统一管理。任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档。对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料,档案室可通过征集、代管、捐赠等多种形式进行收集。

第十五条 归档时间和交接手续:

(一)学院各部门应在次学年6月底前归档;

(二)各系室应在次学年寒假前归档;

(三)科研类档案应在项目完成后2个月内归档,基建类档案在项目完成后3个月内归档;

(四)形成人事档案材料的部门应按要求在材料形成后的一个月内送交人事档案室归档;

(五)档案的移交、接收必须履行相应的手续,填写移交清册一式二份,并由交接双方签名盖章。

第十六条 综合档案室同步接收纸质档案和其电子文件。纸质档案按照《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》规定的分类标号方法由综合档案室进行统一分类、编目、排架等,并编制必要的检索工具,以供查阅。

第四章 档案的管理与使用

第十七条 档案室负责全院档案的保管,对各单位移交的档案,按照馆藏要求进行分类、排列、编号、编制索引目录和保管,并根据需要不断完善档案检索体系,以利查找利用。

第十八条 档案室对档案的收集、保管和利用等情况,定期进行统计。

第十九条 档案工作人员应当加强对档案的保护,健全防火、防盗、防虫、防尘、防光、防污染、防有害物质等安全措施。库房内应放置灭火器,严禁吸烟,不准放置易燃易爆危害档案安全的物品。

第二十条 各处、室、系查阅与本单位业务相关的档案可到阅档室办理查阅登记手续,档案一般不借出,均在阅档室内查阅,特殊情况需要带离阅档室的,须填写“档案借阅审核登记表”并经相关领导批准。未经同意不得翻阅其他无关档案。复印、调阅与本单位业务无关的档案,须经单位负责人签字,党政办公室主任批准。

第二十一条 综合档案室是学院出具档案证明的唯一机构。

第二十二条 爱护档案、保证清洁,不准拆卷及任意抽换卷内文件或涂改文件字句,借阅案卷归还时,应无缺损,及时放回原处,维护案卷本来面貌。

第五章 档案的鉴定和销毁

第二十三条 鉴定档案工作必须全面地、历史地、发展地分析档案的现实利用价值和长远科学价值,确定档案的保存期限。

第二十四条 档案室应当定期对超过保管期限的档案进行鉴定,并提出初步处理意见。对毫无保存价值的档案进行登记造册,经院领导同意后销毁。

第二十五条 档案销毁时,应指定两人以上进行监销,并在清册上签字。

第二十六条 本办法由学院党政办公室负责解释。本办法自公布之日起施行。

二〇一〇年四月三十日

主题词:档案 管理

山东丝绸纺织职业学院 2010年5月10日印发

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